Mis primeros meses como autónomo: trámites y declaraciones fiscales

Emprender una actividad como profesional autónomo es todo un desafío. No solo por la tarea a la que nos enfrentamos -el negocio en sí- sino por la cantidad de trámites y obligaciones legales que conlleva. Será más fácil con paciencia, práctica y ayuda y precisamente para eso último vamos a intentar guiar a los autónomos novatos en sus primeros meses de actividad. ¿Qué trámites fiscales hay qué hacer? ¿Qué son las declaraciones trimestrales? Te lo contamos.

La factura

Como autónomo, es necesario hacer y guardar factura tanto de los servicios prestados (o bienes vendidos) como de las compras a proveedores. En caso de inspección fiscal, será obligatorio presentar todas las facturas, que deberán incluir el IVA desglosado y el IRPF cuando sea necesario. Además, las facturas deben estar ordenadas por fechas y llevar un número identificativo. Por ejemplo: 01/2015 para la primera factura del 2015, 2/2015 para la segunda, etcétera. Siempre con cuidado de que la fecha de la segunda nunca sea anterior a la primera. Si queremos ser más precisos, por ejemplo, en el caso de tener dos líneas de venta o de negocio, podemos añadir también algunas siglas como NEG01/2015 donde “NEG” corresponde a una de nuestras líneas de negocio.

Los libros de cuentas         

Los autónomos con estimación directa simplificada (es decir, los que facturan menos de 600.000 euros al año) tienen la obligación de llevar un libro de ingresos y otro de gastos. Y en el caso de Bizkaia, el Libro-Registro de operaciones económicas. No tienen por qué ser libros físicos. Basta, por ejemplo, con una hoja de cálculo en la que apuntar ingresos y gastos. En internet existen varios modelos y plantillas disponibles para descarga.

El IRPF o Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas

Es un impuesto que pagamos a la Hacienda “por adelantado” a cuenta de lo que será nuestra declaración anual. Si durante el año hemos pagado más de lo que nos correspondía, la declaración nos saldrá a devolver, y si hemos pagado menos, a pagar.

• ¿Cuándo tengo que incluir el IRPF en la factura? En el caso de autónomos que realicen una actividad profesional (periodistas, diseñadores, abogados…) se debe incluir la retención de IRPF en cada factura que hagamos a otros profesionales, empresas o sociedades (no a particulares) y son ellos los que luego tienen que ingresar esa cantidad a nuestro nombre en Hacienda. Este tipo de autónomos están exentos de presentar la declaración trimestral de IRPF (el modelo 130), siempre y cuando su actividad profesional suponga al menos un 70% de sus ingresos.

• Retenciones a aplicar: En 2015, la general es del 19%; los profesionales con ingresos menores de 15.000 euros el año anterior pueden aplicar el 15% y los nuevos profesionales (los que están en su primer año de actividad), el 9%.

• Declaración trimestral de IRPF, el modelo 130: Lo deben presentar todos aquellos autónomos que desarrollen una actividad considerada como “empresarial” y no como “profesional” (el tipo de actividad dependerá del epígrafe del IAE que se haya elegido para describir la actividad). En este caso, las facturas no llevan retención de IRPF, pero cada trimestre tendremos que liquidar el impuesto, vía el modelo 130. Lo más cómodo es tener domiciliado el pago para no tener que acudir a una oficina bancaria en caso de que salga a pagar.

• Si nos emiten a nosotros una factura con IRPF: Si hemos encargado un trabajo a un profesional (por ejemplo, un diseñador que nos haga una web) veremos que en su factura, además del IVA estará descontado el IRPF. En tal caso, nos toca a nosotros ingresar a su nombre en Hacienda esta cantidad. ¿Cómo se hace esto? Aquí necesitaremos presentar los modelos 110 y 190.

• El modelo 110 es la declaración trimestral de las retenciones de IRPF. Se rellena con los datos de la factura que nos hayan hecho y presentarlo en el banco para liquidar ese importe.

• El modelo 190 es el resumen anual del modelo 110. Se presenta entre el 1 y el 30 de enero del año siguiente al que hayamos presentado los 110.

Todas nuestras facturas deben llevar desglosado el IVA, excepto las de aquellas actividades de este impuesto (por ejemplo, vinculadas con la salud, formativas). Así, si nuestra tarifa por un servicio es de 100 euros, nuestra factura será de 100 euros + 21% IVA = 121 euros. Estos 21 euros más, se devuelven a Hacienda en la declaración trimestral correspondiente, por lo que no conviene gastarlos. En el caso de que la factura lleve también una retención de IRPF, quedaría así: 100 euros + 21% IVA – 19% IRPF = 102 euros.

La presentación se hace a través de dos modelos:

•     Modelo 303: Es la declaración trimestral, en la que sumaremos la base imponible y el IVA de nuestras facturas a clientes (de aquí sacamos el IVA que han pagado nuestros clientes y que nosotros debemos ingresar en Hacienda, llamado “devengado” o “repercutido”) y también de las facturas que hayamos pagado nosotros (de aquí sale el IVA que hemos pagado nosotros, llamado “soportado”). El importe final que tendremos que ingresar en Hacienda, será el IVA devengado menos el soportado. Si esta cifra es negativa, es decir, hemos devengado menos IVA que el hemos soportado, podremos elegir que Hacienda nos devuelva esa cantidad, lo que suele ser un proceso largo, o que esa cantidad quede pendiente para compensar en nuestras próximas declaraciones (en la práctica es lo más sencillo).
•      Modelo 390: Es el resumen anual de los modelos 303 y se debe presentar antes del 30 de enero del año siguiente. Es imprescindible presentarlo y no debemos olvidar hacerlo (es fácil despistarse si hemos entregado un 303 en abril y luego hemos dejado de ser autónomos, ya que al enero siguiente igual estamos haciendo otra cosa y no recordamos que seguimos teniendo esta obligación).

Las fechas para hacer las declaraciones trimestrales de las declaraciones de IRPF y de IVA son cada tres meses, en abril, julio, octubre y enero (junto con los resúmenes del año anterior). Todos los calendarios fiscales se pueden consultar online (Bizkaia, Gipuzkoa, Araba, Navarra, Agencia Tributaria).

Para terminar...

Aunque quien inicia su actividad siempre piensa el menor número de gastos posible conviene pensar seriamente en contratar los servicios de un gestor para ahorrar tiempo y quebraderos de cabeza. Además de las gestorías tradiciones, también existen muchos tipos de programas de facturación y gestorías online, que pueden prestar ayuda en este camino. Y por supuesto, nuestros clientes autónomos y profesionales siempre pueden contar con la asesoría especializada de Consulting Pro.