Soy un trabajador autónomo, ¿qué gastos me puedo deducir?

Motivados por el deseo de emprender, o por las circunstancias del mercado laboral cada vez hay más trabajadores que comienzan su actividad como autónomos. En LABORAL Kutxa sabemos que no siempre lo tienen fácil y además de ayudarles en la financiación de sus proyectos, les acompañamos y asesoramos a través de la Fundación Gaztenpresa y tratamos de que siempre tengan a mano la información que necesitan. En esta ocasión, abordamos un tema que genera muchas dudas y preguntas a quienes inician su actividad. ¿Qué gastos puede deducirse un trabajador autónomo? Y antes de eso, primera pregunta:

¿Qué significa que un gasto sea deducible?

Imaginemos un pintor de brocha gorda. Cobra 2000 euros por pintar una casa, pero ha gastado 1000 en pintura. Por tanto, solo ha ganado 1000 y lo justo es que pague impuestos por esa cantidad y no sobre el total que ha recibido del cliente. En el caso de los materiales no hay duda de que todos son gastos deducibles, pero hay muchos otros que son necesarios para desarrollar nuestra actividad profesional y que no deben contar en nuestra base imponible (la cantidad sobre la que realmente pagamos impuestos). Siguiendo con el ejemplo del pintor, serían gastos deducibles:

• El teléfono móvil que necesita para recibir encargos
• La furgoneta para llevar los materiales (incluido combustible, seguro etcétera)
• El asesor que le lleva las cuentas
• …

Un masajista necesitará alquilar o comprar un local donde trabajar; un diseñador, un ordenador para realizar su trabajo; un abogado, libros para estar al día en su profesión… el tipo de gastos deducibles es amplísimo y depende del trabajo que desarrolle el o la profesional.

¿Qué características tiene que cumplir un gasto para ser deducible?

• Debe tratarse de un gasto vinculado a nuestra actividad económica.
• Los gastos deben estar justificados con una factura que incluya nuestros datos, como el CIF o NIF y la dirección. Las facturas simplificadas (antes recibos) o pagos de caja que no incluyan los datos de comprador no son legalmente deducibles, aunque en ocasiones se aceptan si se trata de importes muy bajos.
• Por último, los gastos deben estar reflejados en la contabilidad de la empresa, del mismo modo que los ingresos.

¿Y si trabajo en casa?

Si trabajamos en un local que no es nuestro domicilio todos los gastos relacionados con la actividad son deducibles. Podemos incluir partidas como gastos de luz, agua, seguros, reformas, mobiliario, etcétera como gastos deducibles. Si tenemos hipoteca podemos deducir los intereses, pero no la amortización del préstamo.

En cambio, si trabajamos en casa, como la vivienda no solo sirve para trabajar, solo podremos deducirnos un porcentaje de los gastos relacionados con la actividad y hasta un máximo del 50% del total. Ese tanto por ciento se determina en función de la parte de la casa dedicada a la actividad. En caso de que tengamos hipoteca también podemos deducir los intereses pero luego no podremos deducirlos en la declaración anual del IRPF dentro del apartado de vivienda habitual.

¿Y el transporte o el vestuario?

Con los gastos del transporte ocurre algo parecido. En caso de que nos dediquemos al transporte de viajeros o de mercancias, a la enseñanza de conductores o actividades comerciales relacionadas con el transporte (como el caso de los repartidores, los agentes comerciales, los representantes o los taxistas) podemos deducirnos el 100% de los gastos. Si realizamos alguna otra actividad que a veces requiere del uso de nuestro vehículo privado podremos deducirnos lo que corresponde a esa actividad con un máximo del 50% del total de los gastos del vehículo y hasta un límite de 3.000 euros al año por vehículo y año. La mitad de la gasolina del mes, por ejemplo.

Respecto a viajes en avión, tren u otro tipo de transporte: no pueden deducirse los viajes relacionados con el ocio, por lo que, en principio, quedan excluidos los viajes realizados en fin de semana.

Y al igual que con la casa y el coche, con el vestuario debemos deducir los gastos de uniformes o ropa con el anagrama del trabajo, pero en ningún caso los gastos ordinarios de vestuario.

Entonces, ¿qué gastos me puedo deducir?

Entre los más comunes se incluyen los siguientes:

• Gastos de personal: Empezando por sueldos y salarios si tenemos empleados, incluidas pagas extraordinarias, gastos de viaje o dietas, pero también los gastos de seguridad social derivados de contratar trabajadores y los gastos de personal relacionados con seguros, mutualidades de previsión social etcétera. Además, podemos desgravarnos servicios de contratación de profesionales independientes (auditores, abogados…)

• Impuestos: Son deducibles el IBI (Impuesto de Bienes Inmuebles), el IAE (Impuesto de Actividades Económicas) y otros relacionados con la actividad, además del IVA derivado de compras relacionadas con la actividad.

• Consumos de explotación: Las materias primas que necesitamos para ejercer nuestra actividad son deducibles. Desde la tinta de la impresora hasta el mobiliario de oficina. Si contratamos un servicio de mudanzas para trasladar ese mobiliario también podemos desgravarlo.

• Alquiler y gastos de mantenimiento: Los arrendamientos y cánones relacionados con la actividad también son deducibles, además de los gastos de mantenimiento. También se pueden desgravar los seguros del local y otros servicios exteriores como publicidad, servicios bancarios etcétera.
• Gastos financieros: Como intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas o los intereses de demora correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias. También son deducibles las amortizaciones por el importe del deterioro o depreciación del inmovilizado relacionado con la actividad o las pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.
• Otros gastos deducibles: Las cuotas a los colegios profesionales también se pueden deducir, además de otros gastos relacionados con la actividad como la suscripción a revistas profesionales,

En todo caso, es importante distinguir entre gastos e inversiones. Cuando gastamos más de 600 euros en comprar un mueble o un vehículo, por ejemplo, se considera que estamos realizando una inversión en nuestro negocio y no podemos deducirla en su totalidad aunque sí amortizarla (es decir, deducir una cantidad a lo largo de su vida útil).

¿Qué gastos no se pueden deducir?

• Los donativos de cualquier tipo
• Las multas, las sanciones o todo tipo de recargos de apremio
• Los regalos a terceros solo se pueden deducir hasta un límite de 300 euros por regalo, destinatario y período impositivo y solo bajo determinadas condiciones.

¿Y el IVA?

Muchas veces se suele confundir el pago del IVA con los gastos deducibles y son dos asuntos distintos. El IVA es un impuesto que se aplica a todos los productos de consumo y que solo paga el consumidor final, no toda la cadena de compra-venta que ha sido necesaria para que ese producto llegue hasta él.

Imaginemos una pastelería. Para elaborar los pasteles usan chocolate que compran en el supermercado. El supermercado ha vendido el chocolate con IVA, como es su obligación. Si el pastelero se comiera el chocolate ahí acabaría la historia. Pero si hace un pastel con ese chocolate y lo vende tendrá que sumar al precio el IVA. Por tanto, ese chocolate ha pagado ese impuesto dos veces. Para evitarlo el pastelero, cuando trimestralmente pague a Hacienda todo el IVA que ha recaudado, le restará el que haya pagado para poder ejercer su trabajo. Solo quien compre el pastel pagará IVA.

Así, lo que el pastelero ha pagado por el chocolate (sin contar el IVA) cuenta como gasto deducible: no paga impuestos por él porque realmente es un dinero que no ha ganado. El IVA que tenga que pagar trimestralmente será la suma-resta del IVA que ha cobrado de sus clientes y el que ha pagado para ejercer su actividad (entre el que estará el de esta tableta de chocolate).

Para más información puedes consultar este texto de los asesores de Consulting Pro, especialistas en negocios y empresa a disposición de nuestros clientes con trabajos por cuenta propia.