Cómo afrontar una inspección fiscal

¿Te ha llegado una notificación de Hacienda comunicándote que serás objeto de una inspección fiscal? Si es el caso lo más probable es que te hayas preocupado o inquietado. Pero, como cualquier otro trámite, se puede afrontar con tranquilidad. Tendremos que asegurarnos, eso sí, de que nuestras cuentas y libros de registro están al día. Las claves, a continuación.

¿Cuándo puede haber una inspección fiscal?

Se pueden producir de forma aleatoria, pero no suele ser lo habitual. Lo más normal es que la Hacienda correspondiente haya detectado algún error y quiera subsanarlo. Es decir, pasar una inspección no significa que haya habido fraude. Puede ser que no coincidan las cuentas de las declaraciones trimestrales con el resumen del ejercicio anual, porque no se hayan incluido todos los gastos o ingresos, por ejemplo. O que el IVA dé a devolver y eso levante sospechas. Por regla general, cuanto más te tenga que devolver Hacienda, más interés tendrá en saber de tu negocio.

Otro motivo de alerta para Hacienda es que lleves ya mucho tiempo declarando pocos ingresos pero muchos gastos, lo que podría indicar que se están ocultando ingresos o incluyendo gastos de más. Los programas informáticos y el conocimiento y los servicios de una gestoría o asesoría financiera serán de gran ayuda para evitar esos errores.

También es posible que la inspección haya sido motivada por una denuncia anónima. Indicios como no entregar facturas o llevar un elevado tren de vida que no se corresponde con el trabajo que se desempeña, puede motivar la denuncia de un particular que derive en inspección fiscal.

Si alguien tiene la sospecha de que un negocio puede estar cometiendo fraude fiscal -porque no entrega facturas o porque sus responsables llevan un elevado tren de vida que no se corresponde con el trabajo que desempeñan- puede ponerlo en conocimiento de la Administración. Tanto las Diputaciones vascas ( Araba , Bizkaia , Gipuzkoa ) como la Hacienda Foral de Navarra tienen a disposición de la ciudadanía diferentes medios para hacer llegar estas sospechas de forma totalmente anónima.

¿Cómo me preparo para afrontar la inspección?

Si recibes un aviso que te anuncia que vas a tener una revisión fiscal, ya seas una PYME o un trabajador o trabajadora autónoma, no tienes por qué inquietarte. Esas citaciones se producen normalmente por carta certificada (puede haber una citación electrónica sumada a una carta certificada) y, como comprobarás, no están escritas de modo amenazante, sino en un tono informativo y cordial.

¿A qué te obliga? Pues a revisar todos tus libros de cuentas para asegurarte de que están al día o para actualizarlos, si fuera el caso. Deben reflejar todos tus ingresos y gastos y todos los impuestos que hayas pagado o vayas a pagar mediante pago fraccionado que ya esté previsto.

En el caso de Bizkaia, por ejemplo, una persona que trabaja por cuenta propia tiene que tener al día el 140, un libro de registro electrónico en el que se recogen todas las operaciones. En el caso de que seas titular de una PYME tienes que tener el llamado ‘Libro de diario’, es decir, aquel en el que se registran las entradas y salidas de material o de servicios; y también el ‘Libro de mayor’, que es donde se registran las cuentas con otras empresas (clientes y proveedores).

¿Qué me van a pedir?

Dependerá del motivo de la inspección. Es posible que la Administración puede quiera revisar todas tus cuentas, pero no es lo más común. Seguramente, bastará con facturas de gastos o, más probablemente aún, con los documentos que justifiquen pagos y cobros del ejercicio que quieren investigar. Ten en cuenta que, legalmente, Hacienda puede ampliar su petición de revisión de las facturas de hasta 5 años atrás. Recuérdalo para conservarlas durante ese tiempo.

¿Qué pasa si detectan un error?

Lo normal durante la inspección (cuya duración dependerá de la envergadura de la empresa investigada y de los motivos que la originen) es que te comuniquen dónde está la operación anómala que ‘descuadra’ las cuentas y te den un mes de tiempo para subsanarla. Puede ser, por ejemplo, que hayas incluido como gasto algo que no consideran deducible para tu actividad y que Hacienda haya determinado que debe quedar fuera. Si es así, tendrás que abonar lo que corresponda. No importa que el error se haya producido por desconocimiento de la normativa, porque el no conocer la ley no exime de su cumplimiento.

¿Y si ha habido fraude?

Si se demuestra culpabilidad por falsedad u ocultación tributaria, la infracción conlleva una sanción pecuniaria, grave o leve, proporcional al perjuicio económico a Hacienda. Es decir que, además de pagar lo que se debe con los intereses que Hacienda estime, tendrás que pagar la multa. Si el pago de la sanción se satisface en los plazos convenidos puede haber posibilidad de reducción; pero si se superan los plazos previstos se aplicarán recargos porcentuales.

En todo caso, como decíamos, lo más importante es llevar todas las cuentas al día y bien organizadas, bien sea por nuestra cuenta o con la ayuda de una asesoría. Así, podremos justificar cualquiera de las dudas que tenga Hacienda sobre nuestra actividad.