Cómo llevar las cuentas de una comunidad de vecinos

A todos, antes o después, nos ha tocado asistir a las tan temidas reuniones de comunidades de propietarios. Quizás incluso, nos haya tocado ejercer de Presidente o de Secretario durante un año. Se trata de obligaciones legales que nos pueden acarrear más de un dolor de cabeza, sobre todo si de la gestión no se encarga a una gestoría profesional y nos toca ejercerla a nosotros como propietarios o propietarias. En tal caso, seremos los encargados, entre otras cosas, de llevar las cuentas de la comunidad. En este artículo, queremos ofreceros algunas claves que os hagan más sencilla esta tarea. Todo con el objetivo de que no acabéis siendo protagonistas de un auténtico drama en el portal.

Las obligaciones básicas

Lo primero que hay que saber es que, en un edificio, todos los propietarios tienen el derecho y la obligación de estar informados de las cuentas comunes. Las juntas de propietarios sirven, precisamente, para este fin. Se debe realizar, como mínimo, una junta cada año y en ellas se explicarán los gastos e ingresos durante ese periodo, se tomará cualquier medida futura al respecto y se aprobarán las cuentas.

La junta de propietarios también elige al nuevo presidente o presidenta que, para poder comenzar su actividad, tendrá que personarse en la entidad bancaria junto con el presidente saliente para cambiar en el contrato el nombre de la persona autorizada a hacer uso de la cuenta. El presidente de la comunidad, aunque tiene acceso a las cuentas y puede ordenar pagos, no puede utilizar este dinero si previamente no se ha aprobado un gasto en la junta.

El ejercicio anual no es necesario que coincida con el año natural, sino que se puede hacer coincidir con periodos de mayor gasto en la comunidad, por ejemplo, puede ser de mayo a mayo para que el gasto de calefacción (uno de los más importantes en una comunidad) entre en el mismo ejercicio contable.

Aparte de la información ofrecida en las juntas, todos los propietarios tienen derecho a solicitar la información al Presidente sobre el estado de las cuentas, y este tiene la obligación de proporcionarla. Lo que no pueden hacer los vecinos es dirigirse a la entidad bancaria a preguntar por el saldo de la comunidad o cualquier otro detalle. Solo la persona autorizada en el contrato de la cuenta puede hacerlo.

El libro de cuentas

El libro de cuentas, aunque no es obligatorio, es el instrumento principal de la persona encargada de la gestión del dinero en la comunidad. Es donde anotará todos los ingresos y gastos. Sirve para apuntar todas las operaciones como los ingresos por las cuotas pagadas por cada vecino o los pagos por servicios externos (pequeñas obras, limpieza del edificio, mantenimiento… ), los gastos imprevistos (derramas), la reserva…

Este libro de cuentas puede ser un libro físico (los venden en cualquier papelería y tienen un formato específico con columnas de gastos e ingresos, espacio para la fecha y el concepto) o puede ser un archivo de Excel preparado para tal fin. En internet, podemos encontrar varios ejemplos para crear este archivo de manera sencilla.

Toda esta documentación, además de presentarse en la junta de propietarios para su aprobación, debe ser enviada a estos, al menos, 8 días antes de la reunión.

Cómo calcular la cuota y el presupuesto anual

En general, el presupuesto anual de una comunidad es fácil de calcular, ya que todos los años existen los mismos tipos de gastos habituales (calefacción, servicio de mantenimiento de ascensores, servicio de limpieza -si lo hubiera-, mantenimiento general...) y se puede pedir un presupuesto al proveedor habitual o utilizar el gasto total del año anterior. La suma de todos estos gastos previstos nos dará el presupuesto general para el año. Además, conviene incluir también una partida para un fondo de reserva o imprevistos de, al menos, un 5% del total del presupuesto general. Con este dinero, se podrán afrontar gastos extras o cubrir la demora en los pagos de algunos propietarios.

Una vez se tienen claro todos los gastos, más el fondo para imprevistos, se reparte este gasto entre los vecinos, para lo cual se establece una cuota anual, que normalmente se divide en doce pagos, uno por mes.

¿Qué hacer ante una derrama?

Las derramas son contribuciones extraordinarias para gastos no-habituales (obras en los elementos comunes, por ejemplo). Normalmente, se dividen a partes iguales por propietarios. Para aprobar este gasto y solicitar la cuota extra, se debe convocar una Junta General Extraordinaria, donde se expondrá la situación y los propietarios elegirán por votación qué hacer. En algunos casos, se puede llegar al acuerdo de que los que se nieguen a pagar no hagan uso de un servicio. Es el caso de algunos edificios que cuentan con un ascensor con llave: los propietarios que han pagado esa derrama tienen la llave y el resto no.

Tanto el ingreso extra como el gasto se deben apuntar en el libro de cuentas y no está de más comunicarlo también en un tablón de anuncios.

¿Y si algún propietario no paga su cuota general?

En tal caso, lo primero es convocar una Junta General Extraordinaria, que se comunicará al moroso con petición de copia firmada o a través de burofax con acuse de recibo o, en última instancia, a través de comunicación en el tablón de anuncios.  Después, se debe levantar acta de la junta y comunicarla de igual forma a las personas morosas. El paso siguiente es certificar el acuerdo de la junta y liquidación de deuda, un documento necesario para poder iniciar un juicio o requerimiento de pago. La comunidad de Madrid ofrece un modelo de certificación del acuerdo de junta (PDF). También la misma fuente nos ofrece el modelo para el siguiente paso, el requerimiento de pago.

Si tras estos pasos el moroso sigue sin pagar, la comunidad puede contratar un abogado al que entregará todos los documentos anteriores, o puede interponer una petición inicial de procedimiento monitorio contra la persona morosa, para lo cual no es necesario abogado. Podemos descargar un modelo de esta petición en el BOE.

Declaraciones e impuestos

No falta nunca un vecino que propone a un proveedor que no cobrará IVA. Sin embargo, las comunidades de propietarios, como cualquier otro usuario final, están obligadas a pagar IVA y a solicitar facturas donde se refleje este impuesto. Además, si por lo que sea la comunidad mantiene algún tipo de actividad económica (por ejemplo, el alquiler de un local comunitario o el alquiler del tejado para poner una valla publicitaria), también debe a su vez emitir facturas con IVA y realizar la declaración trimestral correspondiente en Hacienda, donde se refleje el IVA generado y el soportado.

Por otro lado, las comunidades están obligadas a presentar a Hacienda una declaración en el caso de haber pagado a un mismo proveedor más de 3.000 euros (en una o varias facturas) durante el ejercicio fiscal (de enero a diciembre).