Tres herramientas digitales para facilitar el trabajo en equipo

Pero eso no significa que establecer objetivos y organizar tareas entre un conjunto de personas no sea complicado. Particularmente, si esas personas teletrabajan o no trabajan en el mismo espacio físico. Hoy te recomendamos tres herramientas online de gestión ideales para este tipo de situaciones.

Basecamp

Creado en 2004, este gestor y administrador de tareas online es una de las herramientas más útiles y sencillas para organizar proyectos. Sus principales características son la simplificación de los métodos de trabajo y la circulación fluida de información entre las personas usuarias.

Funciones básicas

• Asigna las tareas que se tienen que llevar a cabo quienes integran el equipo de trabajo. Esas personas reciben una notificación por correo con la tarea, el mensaje de sus compañeros o compañeras y la fecha de entrega prevista, además de cualquier otra cosa que necesiten (como fotos, archivos adjuntos, etcétera)
• Organiza listas de tareas con subtareas que se pueden asignar a distintas personas.
• Planifica calendarios y permite ver todas las tareas, proyectos y eventos que estén programados.
• Genera informes.
• Establece fechas de entrega.
• Permite a los miembros del equipo compartir archivos.

Lo mejor de Basecamp es la facilidad de su manejo. Todas estas acciones que hemos descrito se hacen de forma sencilla, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil con acceso a internet. Su uso es tan intuitivo que ni siquiera necesitarás un tutorial para desenvolverte con él.

Precio

El software de Basecamp no es gratuito, pero puede usarse a prueba durante un mes. A partir de ahí, la tarifa es de 99 dólares mensuales (alrededor de 80 euros) por un servicio que ofrece mensajes, chat en tiempo real, listas de tareas, horarios, almacenamiento de archivos, documentos y registros automáticos. No importa el número de personas que formen el grupo, 5 ó 50, el precio no varía.

Trello

¿Tienes que gestionar varios proyectos al mismo tiempo y en equipo? Para ayudarte en ese empeño, puedes recurrir a Trello, una herramienta digital de organización y gestión de tareas que te permite controlar tu actividad profesional y aspectos de tu vida personal como la compra diaria o el orden doméstico. Todo de forma sencilla.

Trello tiene 3 elementos fundamentales: los tableros, las listas y las tarjetas.

• Los tableros. Son los espacios donde se organizan los proyectos, o sea, la base de todo. Es recomendable crear uno para cada cosa: clientes, proyectos, horarios, calendarios, etcétera. Una vez creados e identificados por el nombre están listos para ser cargados de información.
• Las listas. Donde se especifican las tareas concretas dentro de cada tablero.
• Las tarjetas. Dentro de cada lista, se añaden tarjetas en las que especificar aún más los contenidos.

Pongamos un ejemplo: te dedicas a escribir artículos como freelance para distintos medios. Creas un tablero titulado Revistas, con el que vas a gestionar todos los trabajos que realizas para, pongamos, tres magazines distintos. Le vas añadiendo listas, en las que reflejas cuál es cada revista, el plazo de entrega, ideas para escribir, reportajes en proceso de elaboración, reportajes ya publicados… Y finalmente le añades las tarjetas que consideres necesarias, donde figurará el título de cada artículo, la fecha en la que lo has entregado y la de publicación, una sinopsis argumental, las fuentes que has consultado, las imágenes que has añadido para documentarlo, etcétera.

Podrás crear cuantos tableros, listas y tarjetas necesites, su número es ilimitado. Y el número de usuarios y usuarias también. El resultado es una especie de cuadro sinóptico desplegable muy visual.

Ya hemos visto que en cuanto a organización personal, por ejemplo para personas trabajadoras por cuenta propia, Trello es una gran herramienta. Pero también lo es para equipos y todo tipo de empresas. Básicamente es una plataforma compartida donde los equipos pueden comunicarse, compartir todo tipo de información y colaborar de forma absolutamente segura.

Precio

Existe una versión gratuita que se puede usar sin límite de tiempo. No obstante, las versiones de pago son mucho más completas y ofrecen una seguridad mayor. Hay dos versiones de pago: Business Class cuesta 9,99 dólares (algo más de 8 euros) al mes por usuario y permite ver la actividad del equipo en todos los tableros, conceder acceso de solo lectura a colaboradores, exportar todos los datos del historial con un solo click o integrar tus aplicaciones favoritas en los tableros. La segunda opción, Enterprise, cuesta 20,83 dólares (poco más de 17 euros) por persona usuaria y es útil en caso de que el equipo esté compuesto por más de 100 personas. Incluye todas las funcionalidades de Business Class pero añade otras como la creación de la figura de un Súper Administrador que controla todos los equipos, mayor seguridad en la transmisión de datos o un equipo de asistencia prioritaria para resolver dudas o problemas.

Google Drive

Uno de los mejores complementos para las aplicaciones que te hemos explicado es, sin duda, Google Drive, que es gratuito para todas las personas que tengan Gmail. Drive permite tener espacio de almacenamiento en la nube (15 GB gratuitos, ampliables con distintas tarifas según el almacenamiento que se quiera tener) y organizarlo por carpetas para que esté siempre localizable.

Los documentos -creados propiamente en Google Drive o subidos desde el escritorio- se pueden compartir y es posible invitar a tantas personas como haga falta para que los lean o los editen. Se pueden dejar comentarios, existe un chat para el equipo invitado a cada documento y es posible editar al mismo tiempo, viendo qué están haciendo el resto de compañeros y compañeras. Además, guarda un historial preciso de todos los cambios para que trabajar con mayor seguridad. Otra de sus ventajas es que se puede crear un acceso en el escritorio del ordenador y tenerlo sincronizado con el Drive online, para que siempre tengas dos copias y puedas acceder a cualquier archivo que necesites -imágenes, textos, vídeos, etcétera- sin ningún problema.

Hay muchas otras herramientas, cada una con sus especificidades, algunas que lo reúnen todo en una misma aplicación y otras centradas en cuestiones más concretas. La lista es larga: Assembla, Toggl, Confluence, Slack, Producteev, Notion, ActiveCollab, Kanban Flow, Time Doctor, Wrike… Seguro que encuentras lo que necesitas en alguna de ellas.