¿Cómo puede ayudarte la automatización de procesos en tu empresa?

¿Qué es exactamente la automatización de procesos en la empresa? Parece uno de esos términos comunes y aceptados que nos suena ligeramente, pero no lo tenemos del todo claro. Se trata del uso de tecnología para ejecutar tareas o automatizar procesos habituales de forma automática. Esto implica emplear software y herramientas digitales para realizar actividades que antes se hacían manualmente.

La automatización de procesos puede ayudarnos en la gestión de procesos de negocio, facilitar nuestro trabajo y fomentar la productividad de las personas empleadas. Mediante el uso de un software informático podemos realizar tareas sencillas como enviar correos electrónicos personalizados a clientes, introducir información en bases de datos, procesar pagos, generar informes o atender a la clientela mediante chatbots.

Esta ayuda puede ser útil en departamentos como recursos humanos, ventas y marketing, finanzas, operaciones o inventario, y sus beneficios para la empresa son numerosos. Entre ellos:

• Mayor eficiencia y productividad. Al automatizar tareas repetitivas, las personas trabajadoras pueden centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor.
• Reducción de costes operativos, como mano de obra, errores y desperdicios.
• Mejora en la calidad. Esta automatización puede ayudar a estandarizar procesos y reducir la variabilidad, lo que mejora la calidad de los productos y servicios.
• Mayor agilidad y flexibilidad. Permite a las empresas responder más rápido a los cambios del mercado y las necesidades de la clientela.
• Mejor toma de decisiones. La automatización puede generar datos en tiempo real que permiten a las empresas tomar decisiones más informadas.

Principales herramientas

Actualmente existen diferentes herramientas, técnicas y recursos para fomentar la automatización de procesos.

• Hiperautomatización: Busca automatizar flujos de trabajo completos e incluso tomar decisiones en base a datos y análisis. Esto permite a las empresas optimizar sus operaciones de manera integral, mejorar la toma de decisiones, reducir costos y aumentar la eficiencia y la productividad.
• Big Data: El análisis de datos sirve para identificar oportunidades de automatización en tareas repetitivas y manuales. Como ya hemos visto en otras ocasiones, se usa acompañada de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning con el objetivo de liberar a las personas trabajadoras para que se enfoquen en actividades más estratégicas y de mayor valor agregado.
• Sistemas ERP inteligentes: Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning) son software de gestión empresarial que integran y manejan gran parte de las actividades de negocio asociadas a las operaciones de producción, distribución, finanzas, contabilidad, recursos humanos y atención al cliente.
• Automatización inteligente de procesos (IPA): Busca automatizar flujos de trabajo completos e incluso tomar decisiones en base a datos y análisis. Esto permite a las empresas optimizar sus operaciones de manera integral, mejorar la toma de decisiones, reducir costes y aumentar la eficiencia y la productividad.
• Integración de aplicaciones empresariales (EAI): Permite conectar diferentes sistemas y aplicaciones empresariales para intercambiar datos y automatizar flujos de trabajo. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente en múltiples sistemas, lo que reduce errores y ahorra tiempo. Es útil para automatizar procesos que requieren la interacción de varios sistemas, como la gestión de pedidos o la atención al cliente.
• Gestión de procesos empresariales (BPM): Es un enfoque metodológico para diseñar, modelar, implementar y optimizar procesos de negocio. Las herramientas de BPM permiten crear diagramas de flujo de trabajo que describen los pasos de un proceso y las reglas que lo gobiernan. Estas herramientas también pueden automatizar tareas dentro del proceso, así como monitorear y medir el rendimiento del proceso. Sirve para automatizar procesos complejos que requieren una coordinación significativa entre diferentes departamentos o unidades de negocio.
• Automatización con poco código/sin código: Las plataformas Low-code/No-code permiten a usuarios con poca o ninguna experiencia en programación crear aplicaciones y automatizar procesos. Ofrecen interfaces visuales intuitivas y herramientas de arrastrar y soltar que facilitan la creación de automatizaciones sin necesidad de escribir código complejo. Es ideal para automatizar tareas sencillas o puntuales que no requieren un desarrollo de software personalizado.
• Automatización de la nube: Usa las capacidades de la computación en la nube para automatizar procesos. Esto permite a las empresas escalar sus operaciones de forma rápida y sencilla, sin necesidad de invertir en infraestructura física. Sirve para automatizar procesos que requieren una alta disponibilidad o que deben adaptarse rápidamente a cambios en la demanda.

Cuándo es necesario automatizar un proceso

Antes de confiar ciegamente en la tecnología, conviene valorar y evaluar cuándo es necesario usarla para agilizar las tareas. Hay varios indicadores que pueden sugerir la necesidad de automatizar un proceso en una empresa.

• Tareas repetitivas y manuales. En este caso, existe una alta probabilidad de que puedan ser automatizadas para liberar a las personas empleadas y se dediquen a otras labores.
• Procesos propensos a errores humanos. Pueden ser fallos de entrada de datos o de cálculo. La automatización puede ayudar a reducir esa tasa de error y mejorar la calidad del trabajo y la seguridad.
• Procesos que consumen mucho tiempo. Es útil para ayudar a agilizarlos y reducir los costes operativos.
• Procesos que carecen de visibilidad o trazabilidad. La automatización puede ayudar a mejorar el seguimiento y control del proceso.
• Procesos que dependen de la disponibilidad de personas clave: Se reduce la dependencia de estas personas y permite repartirlo con otras personas trabajadoras.
• Procesos que generan grandes volúmenes de datos. La automatización ayuda a analizar y procesar estos datos de manera más eficiente con el Big Data y la IA.
• Procesos que requieren una respuesta rápida o cambios en tiempo real, la automatización puede ayudar a tomar decisiones y actuar de manera más ágil.
• Si un proceso tiene un coste muy elevado o conlleva alto riesgo, la automatización puede ayudar a reducirlos.
• Procesos no escalables: Si un proceso no es escalable para adaptarse a un mayor volumen de trabajo o demanda, la automatización puede ayudar a hacerlo más escalable en el futuro.
• Si un proceso no es consistente y varía de una persona trabajadora a otra, la automatización puede ayudar a estandarizar el proceso y garantizar la consistencia.

Por todo esto, la automatización de procesos puede hacerte la vida más fácil a ti y a las personas trabajadoras de una empresa. Nuevas prestaciones para acelerar el trabajo, aumentar la productividad y ser más competentes.