¿Cómo usar la matriz de Eisenhower para ser más eficaz?

De dónde viene este método de productividad

Hay periodos en la gestión de una empresa en los que las reuniones se eternizan, las tareas se amontonan y hasta parece que se suceden las situaciones de crisis. Para responder a estos momentos de sobrecarga de trabajo existe un método denominado Matriz de Eisenhower que te ayuda a priorizar las tareas por orden de importancia para ayudarte a ser más eficiente e incrementar la productividad de tu empresa.

La matriz del tiempo o caja de Eisenhower toma el nombre del ex presidente de los Estados Unidos, que fue capaz de hacer compatible este cargo con el de responsable de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial y el de presidente de la Universidad de Columbia, mientras reservaba tiempo para sus dos pasiones: el golf y la pintura. ¿El secreto de su productividad? Un método que le permitía decidir qué tareas eran urgentes e identificar cuáles debía hacer él mismo o podía delegar.

 

 

La idea general de este método consiste en que todas tus tareas se pueden organizar en una plantilla compuesta por cuatro cuadrantes que se alinean en torno a dos ejes fundamentales: la importancia y la urgencia.

Estos cuatro cuadrantes tienen valores que van desde el 1 hasta el 4. De esta forma, podemos comprobar de un vistazo todo el trabajo que tenemos sobre la mesa y el orden en el que debemos abordarlo.

¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?

Para utilizar la plantilla matriz de Eisenhower primero debemos repartir todas nuestras tareas en los siguientes apartados:

1. Tareas "importantes" y "urgentes".Este cuadro debe incluir lo inaplazable, lo que no puede esperar y requiere tu atención de manera inmediata. En él se deben añadir:

• Situaciones de crisis que afectan a tu empresa.
• Aquellos asuntos que impiden que la organización desarrolle su actividad normal.
• Proyectos clave comprometidos con clientes.
• Informes para presentar ante el consejo de administración.

Estas tareas son las que provocan mayor estrés, y la que mayor cantidad de esfuerzos absorben. Por eso debes dedicarles el tiempo y los recursos que requieran.

2. Tareas "importantes" pero "no urgentes".Se corresponden con los objetivos que, aun siendo importantes, no requieren una atención inmediata y pueden desarrollarse en el medio y largo plazo. Entre ellas se encuentran:

• Los asuntos relacionados con la Responsabilidad Social Corporativa.
• La búsqueda de nuevas oportunidades de negocio.
• La construcción de sinergias empresariales
• Las tareas de planificación.

Para llevar a cabo estas tareas debes actuar con visión estratégica y perspectiva, y realizar una planificación adecuada de las mismas.

3. Tareas "no importantes" pero "urgentes".Son las que requieren atención pero se pueden delegar en otras personas. Su urgencia está supeditada al cumplimiento de las tareas integradas en el primer cuadrante. En este caso se pueden incluir:

• Una reunión de evaluación.
• La supervisión de una campaña.
• La asistencia a una actividad de patrocinio.

Estos casos requieren una atención inmediata pero son muy puntuales, y en muchas ocasiones su urgencia viene determinada por los intereses y las necesidades de terceras personas.

4. Tareas "no importantes" y "no urgentes".Estas tareas son las que se pueden dejar de lado o resolver con un simple mensaje, porque no afecta ni a nuestros intereses profesionales ni al funcionamiento de la empresa. En este sector se pueden incluir:

• La agenda social.
• La participación en encuestas de carácter sectorial.
• Comprobar la actividad en redes sociales.

Ventajas de utilizar el método

La matriz de Eisenhower se ha consolidado como un método resolutivo para incrementar la eficiencia en el ámbito laboral y empresarial, y ofrece, entre otra, las siguientes ventajas:

• Te permite eliminar el trabajo superficial.
• Te ayuda a centrarte en materias que requieren un desarrollo a largo plazo.
• Contribuye a mejorar la toma de decisiones.

 Apps basadas en el método Eisenhower

La efectividad de este método le ha llevado a dar el salto al mundo de las Apps, entre las cuales se encuentran las siguientes:

• Ike. Lista de Tareas. Está disponible de forma gratuita en Google Play. Cuenta con una versión PRO que aporta numerosos temas gráficos y permite añadir recordatorios de ubicación, imágenes y grabaciones de audio ilimitadas.

• Focus Matrix. Task Manager. Este administrador de tareas para iOS también es gratuito aunque ofrece una versión PRO que permite sincronizar los dispositivos, las tareas, los plazos y los recordatorios en el Calendario, junto con otras funciones adicionales.

 

La matriz de Eisenhower puede ser una herramienta muy eficaz para ayudarte a administrar tus tareas de manera eficiente, avanzar hacia tus objetivos empresariales y eliminar las actividades superfluas que te hacen perder el tiempo.