Talde-lana errazten duten hiru tresna digital

Baina horrek ez du esan nahi erraza denik pertsona multzo baten helburuak finkatu eta zereginak antolatzea. Batez ere pertsona horiek urrutitik egiten badute lan edo ez badaude toki fisiko berean. Gaurkoan, horrelako egoeretarako aproposak diren gestiorako hiru online-tresna gomendatuko dizkizugu.

Basecamp

2004an sortua, zereginen linea bidezko gestore eta administratzaile hau proiektuak antolatzeko tresnarik erabilgarrienetakoa eta errazenetakoa da. Lan-metodoak sinplifikatzen ditu eta erabiltzaileen artean informazioaren joan-etorri arina ahalbidetzen du, horiek ditu ezaugarri nagusiak.

Oinarrizko funtzioak

• Lan-taldeko kideek egin beharreko lanak banatzen ditu. Taldekideek oharra jasoko dute posta elektronikoz, zereginarekin batera lankideen mezua eta aurreikusitako entrega-data adieraziko diena; bide beretik jasoko dute beharrezko duten beste edozer ere (argazkiak, fitxategi erantsiak eta abar).
• Zereginen zerrendak antolatzen ditu, kideen artean bana daitezkeen azpi-zereginak zehaztuta.
• Egutegiak planifikatzen ditu eta programatutako zeregin, proiektu eta ekitaldi guztiak ikusteko aukera eskaintzen du.
• Txostenak osatzen ditu.
• Entrega-datak finkatzen ditu.
• Taldekideei fitxategiak partekatzeko aukera ematen die.

Erabilerraztasuna da Basecamp tresnaren alderdirik onena. Aipatu ditugun ekintza guztiak erraz egiten dira, interneterako sarbidea duen edozein ordenagailu edo gailu mugikorretatik. Erabilera erabat intuitiboa denez, ez duzu tutorialik beharko erraz erabiltzeko.

Prezioa

Basecampen softwarea ez da doakoa, baina hilabetez proba modura erabil daiteke. Hortik aurrera tarifa hileko 99 dolarrekoa da (80 bat eurokoa), eta zerbitzuan sartuta daude: mezuak, txata denbora errealean, zereginen zerrendak, ordutegiak, fitxategiak eta dokumentuak biltegiratzea eta erregistro automatikoak. Taldekideen kopurua ez da kontuan hartzen, 5 edo 50 izan litezke, prezioa ez da aldatzen.

Trello

Hainbat proiektu aldi berean eta taldean gestionatu behar dituzula? Egiteko horretan lagungarri izango duzu Trello, lanak antolatu eta gestionatzeko tresna digitala, zure jarduera profesionala eta bizitza pertsonaleko alderdi batzuk (eguneroko erosketak edo etxeko antolaketa) kontrolatzeko aukera emango dizuna. Hori guztia modu errazean.

Trellok funtsezko hiru osagai ditu: taulak, zerrendak eta txartelak.

• Taulak. Eremu horietan antolatzen dira proiektuak, hau da, guztiaren oinarria dira. Komenigarria da gai bakoitzerako bat sortzea: bezeroak, proiektuak, ordutegiak, egutegiak eta abar. Taulak sortu eta izendatu ondoren, prest egongo dira informazioz betetzeko.
• Zerrendak. Taula bakoitzaren barruan, zeregin jakinak zerrendetan zehazten dira.
• Txartelak. Zerrenda bakoitzaren barruan, edukiak are gehiago zehaztuko dituzten txartelak eransten dira.

Adibidez: demagun freelance gisa artikuluak idazten dituzula hainbat komunikabiderentzat. Aldizkariak izeneko taula sortuko duzu, eta horren bidez hiru agerkarirentzat egiten dituzun lanak gestionatuko dituzu. Zerrendak gehituko dizkiozu, aldizkari bakoitza zehaztuz, entrega-epea, gaiei buruzko ideiak, eskuartean dituzun erreportajeak, jada argitaratuta daudenak… Eta, bukatzeko, beharrezkoak iruditzen zaizkizun txartelak gehituko dituzu: artikulu bakoitzaren izenburua, entregatu duzun data, argitaratze-data, argumentuaren laburpena, kontsultatutako iturriak, erantsitako irudiak eta abar.

Behar beste taula, zerrenda eta txartel sor ditzakezu, ez dago kopuru mugaturik. Eta erabiltzaileen kopurua ere ez dago mugatuta. Taula sinoptiko zabalgarri moduko bat da emaitza, ikusita ulertzen dena.

Beraz, norberaren kontura lan egiten dutenentzat antolatzeko tresna bikaina da Trello. Baina baita taldeentzat eta era guztietako enpresentzat ere. Funtsean, partekatutako plataforma da, non taldeak elkarrekin komunika daitezkeen, informazioa partekatu eta lankidetzan aritu modu erabat seguruan.

Prezioa

Badago doako bertsio bat, denbora-mugarik gabe erabil daitekeena. Nolanahi ere, ordaindu beharreko bertsioek askoz aukera gehiago dituzte eta segurtasun handiagoa eskaintzen dute. Ordainpeko bi bertsio daude: Business Class, 9,99 dolar (8 euro baino apur bat gehiago) ordaindu behar da hilean erabiltzaile bakoitzeko. Aukera ematen du taldearen jarduera taula guztietan ikusteko, kolaboratzaileei soilik irakurtzeko sarbidea emateko, historialeko datu guztiak klik bakarrean esportatzeko edo zure aplikazio gogokoenak tauletan txertatzeko. Enterprise da ordainpeko bigarren aukera, 20,83 dolar (17 euro baino apur bat gehiago) ordaindu behar da erabiltzaile bakoitzeko eta erabilgarria da taldeak 100 kide baino gehiago baditu. Business Classen funtzionalitate guztiak eskaintzen ditu, eta baita beste batzuk ere, hala nola talde guztiak kontrolatuko dituen Super Administratzailea sortzeko aukera, segurtasun handiagoa datuen transmisioan eta lehentasunezko laguntza-taldea zalantzak argitu edo arazoak konpontzeko.

Google Drive

Azaldu dizkizugun aplikazioetarako osagarririk onenetakoa Google Drive da, zalantzarik gabe. Doakoa da Gmail kontua duten guztientzat. Drivek hodeian biltegiratzeko lekua eskaintzen du (15 GB doan, eta edukiera handitu daiteke dagokion tarifa ordainduta) eta karpeten bidez antola daiteke, guztia eskura izateko.

Dokumentuak —Google Driven sortutakoak edo mahaigainetik igotakoak— parteka daitezke, eta behar beste pertsona gonbida daitezke horiek irakurtzeko edo editatzeko. Oharrak utz daitezke, dokumentu bakoitzaren gonbidatuen taldearentzako txata dago, eta, erabiltzaileei aldi berean editatzeko aukera ematen dienez, gainerako lankideak egiten ari direna ikus daiteke. Gainera, aldaketa guztien historial zehatza gordetzen du, seguruago lan egiteko. Beste abantailetako bat da ordenagailuaren mahaigainean sarbidea sortzeko aukera ematen duela, eta hori lineako Driverekin sinkronizatuta eduki daiteke. Modu horretan, beti izango dituzu bi kopia eta nahi duzun fitxategira sartzeko aukera —irudiak, testuak, bideoak eta abar—, inolako arazorik gabe.

Beste tresna asko dago, bakoitza bere ezaugarriekin, batzuek aplikazio bakarrean biltzen dituzte aukera guztiak, eta beste batzuk, berriz, kontu jakin batzuetara bideratuta daude. Zerrenda luzea da: Assembla, Toggl, Confluence, Slack, Producteev, Notion, ActiveCollab, Kanban Flow, Time Doctor, Wrike… Seguru baten batean aurkituko duzula behar duzun hori.