Nola erabili Eisenhowerren matrizea eraginkorragoa izateko?

Nondik dator produktibitate-metodo hori?

Enpresen kudeaketan, batzuetan, betikotu egiten dira bilerak, pilatu egiten dira zereginak eta krisi-egoerak ere bata bestearen jarraian gertatzen dira. Lan-gainkargako une horiei erantzuteko erabiltzen da Eisenhowerren Matrizea izeneko metodoa. Metodo horrek zereginak lehenesten laguntzen du, garrantziaren arabera, eraginkorragoa izaten eta zure enpresaren produktibitatea handitzen laguntzeko.

Denboraren matrizeak edo Eisenhowerren kutxak Estatu Batuetako presidente ohiaren izena hartu du. Izan ere, Eisenhower, kargu horretan aritzeaz gain, indar aliatuen arduraduna izan zen Bigarren Mundu Gerran, eta Columbiako Unibertsitateko lehendakaria ere bai. Gainera, bere bi pasioak lantzeko denbora izan zuen: golfa eta pintura. Bere produktibitatearen sekretua? Metodo bat: premiazko zereginak finkatzea eta berak egin beharrekoak edo beste norbaiten esku uzteko modukoak bereiztea.

Zer da denboraren matrizea eta zergatik aplikatu beharko zenuke zure enpresan?

Hona hemen metodoaren ideia orokorra: zure eginkizun guztiak lau koadrantez osaturiko txantiloi batean antola daitezke. Koadrante horiek funtsezko bi ardatz dituzte: garrantzia eta premia.

Lau koadranteek 1etik 4ra bitarteko balioak dituzte. Horrela, mahai gainean dugun lan guztia ikus dezakegu begiratu batean, baita zereginak zein hurrenkeratan egin behar ditugun ere.

 

Nola erabili Eisenhowerren matrizea?

Eisenhowerren matrizearen txantiloia erabiltzeko, lehenik eta behin, honako atal hauetan banatu behar ditugu gure zereginak:

1. Zeregin “garrantzitsuak” eta “premiazkoak”.Koadro honetan, atzeraezinak diren zeregin guztiak sartu behar dira, hau da, itxaroterik ez dutenak eta berehala jorratu behar direnak. Bertan sartu behar dira:

• Zure enpresari eragiten dioten krisi-egoerak.
• Erakundeak bere ohiko jarduera garatu ahal izatea galarazten duten gaiak.
• Bezeroekin hitzartutako funtsezko proiektuak.
• Administrazio-kontseiluan aurkeztu beharreko txostenak.

Zeregin horiek dira estresik handiena sortzen eta ahaleginik handiena eskatzen dutenak. Horregatik, behar duten denbora eta baliabideak eskaini behar zaizkie.

2. Zeregin “garrantzitsuak”, baina “ez premiazkoak”.Garrantzitsuak izan arren, berehala jorratu behar ez diren eta epe ertain eta luzera gara daitezkeen helburuei dagozkie. Horien artean daude:

• Gizarte Erantzukizun Korporatiboarekin lotutako gaiak.
• Negozio-aukera berrien bilaketa.
• Enpresa-sinergien eraikuntza
• Plangintza-eginkizunak.

Lan horiei heltzeko, ikuspegi estrategikoa eta perspektiba izan behar dituzu, eta plangintza egokia egin.

3. Zeregin “ez garrantzitsuak”, baina “premiazkoak”.Arreta behar dute, baina beste pertsona batzuen esku utz daitezke. Horien premiazkotasuna lehen koadrantean jasotako zereginen betetze-mailaren araberakoa da. Horrelakoak izan daitezke, adibidez:

• Ebaluazio-bilera bat.
• Kanpaina baten ikuskapena.
• Babesletza-jarduera batera joatea.

Berehalako arreta eskatzen dute, baina oso puntualak dira, eta, askotan, hirugarren pertsonen interes eta beharren ondorioz izaten dira premiazkoak.

4. Zeregin “ez garrantzitsuak” eta “ez premiazkoak”.Alde batera utz daitezkeen edo mezu sinple batekin konpon daitezkeen zereginak dira, eta ez diete eragiten gure interes profesionalei eta enpresaren funtzionamenduari. Horrelakoak izan daitezke:

• Agenda soziala.
• Izaera sektorialeko inkestetan parte hartzea.
• Sare sozialetako jarduera egiaztatzea.

Metodoa erabiltzearen abantailak

Eisenhowerren matrizea metodo eraginkortzat hartzen da lan- eta enpresa-esparruko eraginkortasuna handitzeko, eta honako abantaila hauek ditu, besteak beste:

• Azaleko lana baztertzea ahalbidetzen du.
• Epe luzeko garapena behar duten gaietan arreta jartzen laguntzen du.
• Erabakiak hobeto hartzen laguntzen du.

Eisenhower metodoan oinarritutako aplikazioak

Metodoaren eraginkortasuna dela-eta, App ugari sortu dira; honako hauek, adibidez:

• Ike. Zereginen zerrenda. Doan eskura daiteke Google Play-en. Gai grafiko ugari eskaintzen dituen PRO bertsioa du. Era berean, kokapen-oroigarriak, irudiak eta audio-grabazioak gehitzeko aukera ematen du, mugarik gabe.

• Focus Matrix. Task Manager. iOSrako zereginen administratzaile hau ere doakoa da. PRO bertsioak gailuak, zereginak, epeak eta oroigarriak Egutegian sinkronizatzeko aukera ematen du, beste funtzio osagarri batzuekin batera.

 

Eisenhowerren matrizea oso tresna baliagarria izan daiteke zure eginkizunak modu eraginkorrean antolatzen laguntzeko, zure enpresa-helburuetan aurrera egiteko eta denbora galarazten dizuten eta funtsezkoak ez diren jarduerak baztertzeko.