Nola eraman auzotarren elkarte bateko kontuak?

Lehenago edo beranduago, denok joan behar izan dugu etxejabeen elkarteko bilera beldurgarri horietakoren batera. Beharbada, lehendakari edo idazkari gisa ere jardun beharko zenuen, urtebetez. Buruko min bat baino gehiago sor ditzaketen legezko betebeharrak dira, haren kudeaketa gestoria profesional bati enkargatzen ez bazaio eta guk, etxejabe gisa, hura gure gain hartu behar badugu, batez ere. Kasu horretan, elkarteko kontuak eramateaz arduratuko gara, besteak beste. Artikulu honetan, eginkizun hori errazteko zenbait giltza eskaini nahi dizkizuegu. Hori guztia, atarian zinezko drama baten protagonista izaten amaitu ez dezazuen.

Oinarrizko betebeharrak

Eraikin bateko etxejabe guztiek ohiko kontuen berri izateko eskubidea eta betebeharra dutela jakin behar duzu, lehenik eta behin. Etxejabeen bilerek horretarako balio dute, hain zuzen. Urtean bilera bat egin behar da gutxienez, eta bertan, denboraldi horretan izan diren gastuak eta sarrerak azaldu, etorkizunerako neurriak hartu eta kontuak onartu behar dira.

Era berean, etxejabeen bileran lehendakari berria aukeratzen da. Bere jarduna abiarazi ahal izateko, hark banketxera joan behar du, kargua uzten duen lehendakariarekin batera, kontratuan kontua erabiltzeko baimena duen pertsonaren izena aldatzeko. Kontua eskura izan eta ordainketak agintzeko baimena izan arren, elkarteko lehendakariak ezin izango du diru hori erabili, aurretiaz bileran gastu bat onartu ez bada.

Urteko ekitaldiak ez du nahitaez urte naturalarekin bat etorri behar, eta elkarteak gastu gehien dituen denboraldiarekin bat etor daiteke, maiatzetik maiatzera, adibidez, berokuntza-gastua (elkarte bateko gastu garrantzitsuenetako bat) ekitaldi kontable berean sar dadin.

Bileretan eskaintzen den informazioaz gain, etxejabeek kontuen egoerari buruzko informazioa eska diezaiokete lehendakariari, eta hark nahitaez eman beharko die. Bestalde, auzotarrek ezin izango dute banketxera joan eta elkarteko saldoaren edo beste edozein xehetasunen inguruan galdetu. Kontuaren kontratuan baimendutako pertsonak bakarrik egin dezake hori.

Kontuen liburua

Derrigorrezkoa ez izan arren, elkarteko diruaren kudeaketaz arduratzen den pertsonaren erreminta nagusia da kontuen liburua. Bertan, sarrera eta gastu guztiak idatziko dira. Gauzatutako eragiketa guztiak idazteko balio du, baita auzotar bakoitzak ordaindutako kuoten diru-sarrerak edo kanpoko zerbitzuen ordainketak (lan txikiak, eraikinaren garbiketa, mantenua...), aurreikusi gabeko gastuak (derramak), erreserba eta abar adierazteko ere.

Kontuen liburua liburu fisikoa izan daiteke. Edozein paper-dendatan saltzen dituzte eta formatu berezia dute, gastuak eta sarrerak idazteko zutabeak eta data eta kontzeptua idatzeko eremuak baitituzte, baita xede horretarako prestatutako Excel fitxategi bat ere. Interneten, fitxategi hori modu sinplean sortzeko hainbat adibide aurki ditzakegu.

Dokumentazio hori guztia etxejabeen bileran aurkeztu behar da, behar bezala onartzeko. Gainera, etxejabeei gutxienez bilera baino  8 egun lehenago bidali behar zaie.

Nola kalkulatu kuota eta urteko aurrekontua?

Oro har, oso erraza da elkartearen urteko aurrekontua kalkulatzea, urtero antzeko gastuak egiten baitira (berokuntza, igogailuen mantentzea, garbiketa-zerbitzua –izanez gero–, mantentze orokorra...), eta ohiko hornitzaileari aurrekontu bat eskatu edo aurreko urteko gastu osoa erabil daiteke horretarako. Aurreikusitako gastu horien guztien baturak urteko aurrekontu orokorra emango digu. Gainera, erreserba-fondo bat sortzeko edo aurreikusi gabeko gastuei aurre egiteko partida bat gehitzea gomendatzen da. Partida horrek aurrekontu orokor osoaren % 5ekoa izan beharko luke, gutxienez. Diru horrekin, gastu gehigarriei aurre egin edo etxejabe batzuen ordainketen atzerapena estali ahal izango da.

Gastu guztiak eta aurreikusi gabeko gastuetarako fondoa argitu ostean, gastu hori auzotarren artean banatzen da. Horretarako, urteko kuota bat zehazten da eta hura hamabi ordainketatan zatitzen, bat hilabete bakoitzeko.

Zer egin derrama baten aurrean?

Derramak ohikoak ez diren gastuetarako ezohiko ekarpenak dira (elementu komunetako lanetarako, adibidez).  Oro har, etxejabe guztiek zati bera ordaintzen dute. Gastu hori onartu eta kuota gehigarria eskatzeko, ezohiko bilera orokor bat egin behar da, eta bertan, egoera azaldu eta etxejabeek zer egin aukeratzen dute bozketa bidez. Kasu batzuetan, ordaintzeari uko egiten diotenek zerbitzua ez erabiltzea erabaki daiteke. Hori da, esaterako, giltzarekin funtzionatzen duten igogailuak dituzten eraikinen kasua: derrama hori ordaindu duten etxejabeek giltza dute, eta besteek ez.

Diru-sarrera gehigarria eta gastua kontuen liburuan idatzi behar dira, eta egokia litzateke, halaber, iragarki-taula batean jakinaraztea.

Eta etxejaberen batek bere kuota orokorra ordaintzen ez badu?

Kasu horretan, ezohiko bilera orokor bat deitu behar da, lehenik eta behin. Hura behar bezala jakinaraziko zaio pertsona berankorrari, kopia sinatuaren eskaera edo jaso izanaren adierazpena duen burofax bidez, edo azken batean, iragarki-taulako jakinarazpen bidez.  Gero, bileraren akta idatzi eta pertsona berankorrei jakinarazi behar zaie. Hori egin ostean, bilerako akordioa eta zorraren likidazioa ziurtatu behar dira, dokumentu hori ezinbestekoa baita epaiketa bat edo ordainketa-errekerimendu bat abiarazi ahal izateko. Madrilgo erkidegoak bilera-akordioaren ziurtagiri-eredu bat eskaintzen du (PDF). Iturri berean, hurrengo urratserako eredu bat eskaintzen zaigu, ordainketa-errekerimendua, alegia (biak gaztelaniaz daude).

Urrats horiek gauzatu ostean, pertsona berankorrak ordaindu gabe jarraitzen badu, elkarteak abokatu bat kontratatu eta hari aurreko dokumentu guztiak entregatu ahal izango dizkio. Era berean, prozedura monitorioari ekiteko prozedura gauzatu ahal izango du pertsona berankorraren aurka, eta horretarako ez da abokatu bat kontratatu beharrik izango. BOEn  prozedura horren eredu bat deskarga daiteke (hau ere gaztelaniaz).

Aitorpenak eta zergak

Beti dago BEZa kobratuko ez duen hornitzaile bat proposatzen duen auzotarren bat. Baina, etxejabeen elkarteek, amaierako beste edozein erabiltzailek bezala, nahitaez ordaindu behar dute BEZa, eta zerga hori barne hartzen duten fakturak eskatu behar dituzte. Gainera, eta arrazoiak arrazoi, elkarteak edonolako jarduera ekonomikoren bat izaten badu (elkarteko lokal baten alokairua edo teilatuaren alokairua, iragarki-panel bat jartzeko, adibidez), BEZa barne hartuko duten fakturak igorri behar ditu. Horrez gain, dagokion hiruhileko aitorpena egin beharko du Ogasunean, eta bertan, sortutako eta jasandako BEZa adierazi behar du.

Bestalde, elkarteek aitorpen bat aurkeztu behar dute Ogasunean, ekitaldi fiskalean zehar (urtarriletik abendura), hornitzaile berari 3.000 eurotik gora ordaindu badizkiote (faktura batean edo gehiagotan).